Automatyczne generowanie leadów: co automatyzować, a czego nie

Pewien software house wysyła codziennie około 600 cold maili do listy liczącej od 20 000 do 25 000 kontaktów. Wracają prawie wyłącznie automatyczne odpowiedzi o nieobecności. Tak opisuje to właściciel firmy w subreddicie r/LeadGeneration. Komentujący radzą mu, żeby najpierw sprawdził listę i dostarczalność, a jeden z nich uważa, że jego domena nadawcy jest już spalona. Duża liczba wiadomości niczego tu nie rozwiązała, a wręcz była częścią problemu.

Automatyczne generowanie leadów rzadko zawodzi z powodu technologii. Znacznie częściej automatyzuje się po prostu niewłaściwe kroki. Z tego poradnika dowiesz się, które etapy generowania leadów możesz w całości oddać oprogramowaniu, gdzie musi zajrzeć człowiek, jakich zabezpieczeń potrzebuje każdy proces i ile automatyzacji pasuje do twojego zespołu.

‍

‍

Czym jest automatyczne generowanie leadów?

Automatyczne generowanie leadów oznacza, że oprogramowanie przejmuje powtarzalne zadania, dzięki którym zdobywasz nowe kontakty biznesowe. Zakres sięga od wyszukiwania pasujących firm, przez uzupełnianie osób kontaktowych, aż po gotowy rekord w twoim CRM.

Według raportu State of Sales 2026 firmy Salesforce handlowcy spędzają 60 procent czasu na zadaniach, które nie mają nic wspólnego ze sprzedażą. Jako przykłady Salesforce podaje szukanie odpowiedniej prezentacji, przepisywanie notatek o klientach do CRM i zbieranie wewnętrznych akceptacji. Część z tego, na przykład aktualizację danych w CRM, może przejąć oprogramowanie, i to samo dotyczy wyszukiwania nowych leadów. Otwarte pozostaje tylko pytanie, które z tych zadań oddasz, a które zatrzymasz u siebie.

Automatyzuj to, czego potencjalny klient nigdy nie zobaczy

Przy wyborze pomaga prosta reguła. Opisuje ją właściciel agencji w dyskusji o pierwszym kroku automatyzacji w outboundzie. Jego zespół automatyzuje wszystko, czego potencjalny klient nigdy nie zobaczy. Wzbogacanie danych, wpisy w CRM, wewnętrzne powiadomienia i rejestrowanie sygnałów zakupowych działają automatycznie od pierwszego dnia. Pierwszy kontakt zawsze nawiązuje u niego człowiek.

Błędy w tle kosztują cię czas, a błędy w komunikacji kosztują cię kontakt. Według badania Gartnera wśród 632 kupujących B2B 73 procent świadomie unika dostawców, którzy wysyłają im nietrafione wiadomości. Kto raz trafi do tej szuflady, szybko nie wróci do rozmowy z daną firmą.

Mimo to wiele zespołów zaczyna właśnie od automatycznej wysyłki, bo wydaje się, że to ona oszczędza najwięcej czasu. Z mojego doświadczenia to najczęstszy błąd w myśleniu, ponieważ prawdziwym pożeraczem czasu jest prawie zawsze wcześniejszy research. Nie wszystko, czego potencjalny klient nie widzi, nadaje się jednak do oprogramowania. Kogo szukasz i według jakich reguł oceniasz leady, ustalasz sam.

6 kroków automatycznego generowania leadów

Proces składa się z sześciu kroków, które na sobie bazują. Błędy popełnione na początku ciągną się aż do pierwszego kontaktu. Zestawienie pokazuje, gdzie pracę przejmuje oprogramowanie, a gdzie potrzebny jesteś ty.

‍

‍

1. Zdefiniuj klientów docelowych

Pierwszy krok zostaje po twojej stronie. Ustalasz, które firmy naprawdę do ciebie pasują i dlaczego mogą potrzebować twojej oferty właśnie teraz. Branża, wielkość i region to za mało. Jak pisze jeden z komentujących w dyskusji na Reddicie o narzędziach do automatyzacji, bez dopracowanego profilu klienta docelowego automatyzacja pozwala ci jedynie szybciej docierać do niewłaściwych firm.

Dobry profil opisuje też okazję. Firma, która właśnie szuka trzech handlowców, ma inny problem niż taka, która od lat zatrudnia tyle samo osób. Typowe sygnały zakupowe to ogłoszenia o pracę, przeprowadzka, nowa lokalizacja, zmiana w zarządzie albo założenie nowej spółki. Jak rozpoznawać i wykorzystywać takie trigger events, wyjaśnia osobny poradnik. Przy zawężaniu według branży, wielkości i regionu pomoże ci artykuł o profilu idealnego klienta w B2B.

2. Znajdź pasujące firmy

Gdy profil jest gotowy, wyszukiwanie pasujących firm da się w pełni zautomatyzować. Klasyczne źródła to katalogi firm, Mapy Google, ogłoszenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz portale z ofertami pracy. Narzędzia albo własne workflowy regularnie je przeszukują. Przy prostych kryteriach, takich jak „biura rachunkowe w Poznaniu”, sprawdza się to dobrze.

Trudniej robi się przy grupach docelowych, których nie wybierzesz z rozwijanej listy. Takiej grupy jak „gabinety stomatologiczne specjalizujące się w implantologii, które pracują w cyfrowym workflow” nie znajdziesz w żadnym katalogu. Tu wkracza Leadscraper. Opisujesz swoją grupę docelową własnymi słowami, a agenci AI w czasie rzeczywistym przeszukują sieć w poszukiwaniu firm, które dokładnie do niej pasują. Dane pochodzą z publicznie dostępnych źródeł, a każda lista powstaje od nowa na twoje zapytanie, zamiast pochodzić z gotowej bazy.

3. Uzupełnij osoby kontaktowe i dane kontaktowe

Sama firma nie jest jeszcze leadem. Potrzebujesz osoby, która podejmuje decyzję, i sposobu, by do niej dotrzeć. Katalogi i serwisy mapowe zwykle podają tylko nazwę firmy, numer centrali i stronę internetową. Leadscraper od razu dodaje pasujące osoby kontaktowe, jeśli da się je znaleźć w publicznych źródłach. Przy innych źródłach zajmuje się tym osobny krok wzbogacania danych.

Ten krok łatwo zautomatyzować technicznie, ale jest podatny na błędy. Nazwiska często widnieją tylko w zakładce „Kontakt” lub „O nas” albo w publicznym profilu, a te informacje nie zawsze są aktualne. Dbaj o to, żeby każda informacja miała źródło. Wtedy później sprawdzisz, skąd pochodzi dany kontakt. Ponieważ przy tym zawsze prześlizgną się jakieś nieaktualne lub błędne dane, zaraz potem przychodzi weryfikacja.

4. Zweryfikuj i oczyść dane

Weryfikacja danych jest często niedoceniana. Tymczasem żaden rekord, który jej nie przeszedł, nie powinien iść dalej. Obejmuje ona walidację adresu e-mail, usuwanie duplikatów i porównanie z CRM, aby nikt nie dostał wiadomości dwa razy ani mimo wcześniejszej odmowy.

Nieprawidłowy adres e-mail jest poza tym dobrą wskazówką, że reszta rekordu też jest nieaktualna. Jeśli później piszesz do kontaktów, które wyraziły zgodę, weryfikacja dodatkowo chroni twoją domenę nadawcy przed odbiciami. Jak pilnować reputacji nadawcy, wyjaśnia poradnik o e-mail sender score. To, co przejdzie weryfikację, jest czyste, ale jeszcze nieuporządkowane.

5. Oceń leady i ustal priorytety

Przy ocenie oprogramowanie i dział sprzedaży po raz pierwszy pracują razem. Oprogramowanie przyznaje punkty według reguł, na przykład za wielkość firmy, świeży sygnał zakupowy albo stanowisko osoby kontaktowej. Same reguły ustalasz ty i to ty przyglądasz się przypadkom granicznym.

Najczęstszy błąd tkwi tu w braku definicji, a nie w narzędziu. Jeśli marketing i sprzedaż nigdy nie ustaliły, czym jest kwalifikowany lead, rekord wprawdzie automatycznie trafia do handlowców, ale nikt się nim nie zajmuje. Dlatego zawsze najpierw spisałbym kryteria, a dopiero potem budował scoring. Jak to zrobić w praktyce, opisuje artykuł o kwalifikacji leadów. Leady z największą liczbą punktów przechodzą potem do ostatniego kroku.

6. Kontakt i follow-up

Tutaj zasada z początku artykułu daje o sobie znać najwyraźniej, bo potencjalny klient po raz pierwszy dostaje coś od ciebie. Dlatego ten krok pozostaje półautomatyczny. AI może przygotować do każdego leada krótki profil i propozycję otwarcia rozmowy, które nawiązują do strony internetowej, ogłoszenia o pracę albo innego sygnału. Ty sprawdzasz propozycję, poprawiasz ją i decydujesz, czy i w jaki sposób skontaktujesz się z firmą. Przypomnienia, terminy kolejnych kontaktów i zadania w CRM mogą natomiast działać automatycznie, bo widzi je tylko twój zespół.

W samej rozmowie automatyzacja nie ma czego szukać. Który kanał w ogóle wchodzi w grę przy pierwszym kontakcie, to kwestia prawna, którą krótko omawiam w następnej sekcji.

Tabela zestawia sześć kroków z typowymi narzędziami i błędem, który w praktyce pojawia się najczęściej.

‍

‍

RODO i przepisy o marketingu w skrócie

Uwaga: Ta sekcja daje ogólny przegląd i nie zastępuje porady prawnej. W swojej konkretnej sprawie porozmawiaj z radcą prawnym lub adwokatem.

Przy kontakcie z potencjalnym klientem i przy danych, które za nim stoją, liczą się dwa obszary przepisów. Prawo komunikacji elektronicznej (PKE), które obowiązuje od 10 listopada 2024 roku, określa, jakimi kanałami wolno ci przesyłać informację handlową. Samo pojęcie informacji handlowej pochodzi z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. RODO reguluje, jak postępujesz z danymi osobowymi, czyli na przykład z imionami, nazwiskami i imiennymi adresami e-mail osób kontaktowych.

Zgodnie z art. 398 ust. 1 Prawa komunikacji elektronicznej zakazane jest używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących do przesyłania informacji handlowej, w tym marketingu bezpośredniego, jeśli abonent lub użytkownik końcowy nie wyraził na to uprzednio zgody. Chodzi o e-mail, SMS, telefon i usługi komunikacji interpersonalnej. Przepis chroni każdy podmiot, który korzysta z takich usług, a więc także firmy. Wiadomości na LinkedInie i w innych komunikatorach najbezpieczniej traktować tak samo jak e-mail. Publicznie dostępny adres lub numer, na przykład w KRS, CEIDG albo na stronie firmy, zgodą nie jest, a telefon do firmy również jej wymaga. Naruszenie jest czynem nieuczciwej konkurencji, a Prezes UKE może nałożyć karę do 3 procent przychodu.

Dla kontaktów wyszukanych na zimno oznacza to, że e-mail, wiadomość na LinkedInie i telefon odpadają jako pierwszy kontakt. Ryzykowne jest nawet pierwsze zapytanie o zgodę, jeśli w praktyce zmierza do przedstawienia oferty. Tradycyjny list nie podlega art. 398 PKE i nie wymaga zgody odbiorcy, dlatego często jest najprostszą drogą. Do danych, które za nim stoją, stosuje się jednak RODO. Zgodę na telefon lub e-maile najlepiej uzyskać osobiście, na przykład na targach, albo wtedy, gdy odbiorca sam odpowie na twój list, i udokumentować ją w CRM.

Przy samych danych liczą się podstawa prawna, pochodzenie i cel. Korzystaj z publicznie dostępnych źródeł, przechowuj tylko to, czego naprawdę potrzebujesz do kontaktu, i informuj osoby, których dane dotyczą, tak jak art. 14 RODO przewiduje to przy danych zebranych z innych źródeł niż od nich samych. Urząd Ochrony Danych Osobowych przypomina, że ten obowiązek dotyczy także danych ze źródeł powszechnie dostępnych, nawet jeśli chodzi tylko o numer telefonu lub adres e-mail. Kto wniesie sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego, musi natychmiast i na stałe wypaść ze wszystkich procesów. Co to oznacza w szczegółach, wyjaśnia poradnik o generowaniu leadów zgodnym z RODO. Pomaga ci w tym CRM z oznaczeniem blokady i podaniem źródła, bo w każdej chwili możesz wykazać, skąd pochodzi kontakt i kto nie chce już otrzymywać wiadomości.

Cztery reguły dla każdego zautomatyzowanego procesu

To, czego wymagają prawo i praktyka, wdrażasz w samym procesie za pomocą stałych reguł. Kłopoty pojawiają się przede wszystkim wtedy, gdy proces działa bez hamulców. Te cztery reguły trzymają go pod kontrolą.

‍

‍

Aby te reguły działały, proces musi w każdej chwili wiedzieć, z kim już był kontakt, kto odmówił i czyje dane są błędne. Te informacje należą do CRM.

CRM jako serce automatycznego generowania leadów

To w CRM rozstrzyga się, czy lead zostanie obsłużony, zablokowany czy zapomniany. Wiele CRM-ów jest jednak zaprojektowanych pod zapytania przychodzące. Do aktywnego pozyskiwania klientów potrzebujesz kilku dodatkowych reguł.

• Jasne statusy, takie jak „nowy”, „w kontakcie”, „zainteresowany”, „brak zainteresowania”, „błędne dane” i „zdyskwalifikowany”. Tylko wtedy workflow rozpozna, który lead jest następny w kolejce.
• Pole blokady z powodem i datą. Kto odmówił albo wniósł sprzeciw, pozostaje zablokowany na stałe i żaden automat nie odezwie się do niego ponownie. Datę ponownego kontaktu ustawiasz tylko wtedy, gdy ktoś sam poprosił, żeby odezwać się później.
• Reguła dla nieosiągalnych. Jeśli nie docierasz do kogoś wybraną drogą, odzywasz się innym dozwolonym kanałem, na przykład listem, albo odkładasz kontakt na później.
• Pętla dla błędnych danych. Rekordy z błędnym numerem albo z osobą kontaktową, która odeszła z firmy, wracają do wzbogacania, zamiast kurzyć się w systemie.

Leadscraper eksportuje listy leadów bezpośrednio do popularnych systemów CRM, takich jak HubSpot czy Pipedrive. Jeśli budujesz własne procesy, nowe leady możesz też automatycznie przetwarzać dalej przez integrację z n8n, na przykład do wpisu w CRM, wiadomości na Slacku do odpowiedzialnego handlowca albo nowego wiersza w arkuszu.

Jaka automatyzacja pasuje do twojego zespołu?

Ile automatyzacji ma sens, zależy mniej od budżetu, a bardziej od liczby osób, które pracują z leadami. Założyciel, który sam prowadzi każdy kontakt, potrzebuje czegoś innego niż zespół z własnym kierownikiem sprzedaży. Więcej narzędzi nie oznacza przy tym automatycznie lepszych wyników. W badaniu Gartnera wśród 1026 sprzedawców B2B połowa czuła się przytłoczona ilością technologii, a przytłoczeni sprzedawcy mieli o 45 procent mniejszą szansę na osiągnięcie celów.

‍

‍

Przy samodzielnie budowanych workflowach warto uczciwie spojrzeć na koszt ich utrzymania. W dyskusji na Reddicie o naprędce sklejonych automatyzacjach pewien konsultant opisuje wciąż te same problemy. Brakuje obsługi błędów, filtry działają raczej przypadkowo, a nikt nie udokumentował, jak działa cały proces. Dopóki wszystko idzie gładko, nikt tego nie zauważa. Przy pierwszej awarii dział sprzedaży zostaje bez leadów.

Jak wygląda przejrzysty, a mimo to w dużej mierze automatyczny proces, pokazuje przykład małego zespołu sprzedaży.

Tak wygląda zautomatyzowany proces w praktyce

Firma IT z Wrocławia z dwoma handlowcami szuka średnich firm z Dolnego Śląska, które zatrudniają od 50 do 250 osób, właśnie rekrutują na stanowiska IT i prawdopodobnie mają za mało ludzi w dziale IT. Tak mógłby wyglądać tydzień z automatycznym generowaniem leadów.

‍

‍

Obaj handlowcy spędzają w tym procesie czas prawie wyłącznie na sprawdzaniu i rozmowach. Research, który normalnie zajmowałby kilka godzin tygodniowo, odbywa się w tle. Jednocześnie nikt nie kontaktuje się z firmą, zanim nie przeczyta jej krótkiego profilu. Gdzie takie procesy mimo to zawodzą w praktyce, pokazują najczęstsze błędy.

Najczęstsze błędy przy automatycznym generowaniu leadów

Te cztery błędy wciąż powracają w relacjach z praktyki.

‍

‍

Podsumowanie

Automatyczne generowanie leadów opłaca się, jeśli stosujesz je we właściwym miejscu. Research, wzbogacanie, weryfikację danych i obsługę CRM możesz niemal w całości oddać oprogramowaniu i odzyskać w ten sposób dużą część czasu, który w sprzedaży pochłaniają zadania poboczne. Definicja grupy docelowej, sprawdzenie przed kontaktem i rozmowa pozostają twoim zadaniem.

Najpierw ustal profil klienta docelowego, a potem zautomatyzuj kroki od drugiego do czwartego. Pozwól oprogramowaniu wyszukiwać pasujące firmy razem z osobami kontaktowymi, sprawdzaj dane według stałych reguł i przenoś je porządnie do CRM. Dopiero gdy to działa, warto dołożyć scoring i przypomnienia. Jeśli chcesz wyszukiwać pasujące leady B2B bez ręcznej pracy, możesz bezpłatnie przetestować Leadscraper.

FAQ

Czy generowanie leadów można całkowicie zautomatyzować?

Nie i nie warto nawet próbować. Wyszukiwanie firm, wzbogacanie kontaktów, weryfikację danych i wpisy w CRM da się w pełni zautomatyzować. Definicja klientów docelowych, sprawdzenie przed kontaktem i rozmowa wymagają człowieka, bo błędy na tych etapach kosztują cię kontakt na stałe.

Jakich narzędzi potrzebuję do automatycznego generowania leadów?

Na początek wystarczy narzędzie, które znajduje pasujące firmy i osoby kontaktowe, oraz CRM. Gdy zespół rośnie, dochodzi platforma automatyzacji, taka jak n8n lub Make, przez którą łączysz systemy. Ogranicz liczbę narzędzi, żeby dane pozostały w jednym miejscu.

Czy automatyczne generowanie leadów jest zgodne z RODO?

To zależy od tego, jak je wdrożysz. Ważne są między innymi solidna podstawa prawna, publicznie dostępne źródła, udokumentowane pochodzenie każdego kontaktu, poinformowanie osób, których dane dotyczą, minimalizacja danych i natychmiastowe zatrzymanie po sprzeciwie. Przy samym kontakcie obowiązuje dodatkowo Prawo komunikacji elektronicznej, zgodnie z którym informacja handlowa wysyłana e-mailem lub przekazywana telefonicznie także w B2B wymaga uprzedniej zgody.

Ile leadów dziennie powinien dostarczać zautomatyzowany proces?

Tyle, ile twój zespół jest w stanie rzetelnie obsłużyć. Jeśli handlowiec może w ciągu dnia starannie przygotować i obsłużyć 15 do 20 firm, 200 nowych leadów dziennie da tylko przepełniony CRM. Wyliczaj liczbę leadów na podstawie tego, co twój zespół faktycznie obsługuje.

Ile kosztuje automatyczne generowanie leadów?

Na koszty składają się narzędzia do researchu i CRM oraz nakład pracy na budowę i utrzymanie workflowów. Gotowe rozwiązania można uruchomić szybciej, a samodzielnie zbudowane procesy są bardziej elastyczne, ale stale pochłaniają czas. Licz się więc nie tylko z kosztami licencji, ale też z godzinami na utrzymanie.